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IBM BPM

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IBM Business Process Manager, o simplemente IBM BPM, es la solución considerada líder mundial en gestión de procesos de negocio (BPM), como atestiguan las evaluaciones más recientes de institutos de investigación como Gartner y Forrester Research. El software proporciona soporte al conocimiento, la visibilidad, el control y la optimización continuada de los procesos empresariales.

IBM BPM

Conceptualmente, BPM es una disciplina de gestión que ayuda a incrementar la eficiencia, eficacia y agilidad de la organización. Las soluciones BPM ayudan no sólo a documentar los procesos de negocio, sino también a orquestar personas y sistemas para automatizar los procesos y evaluar continuamente su rendimiento.

IBM es la empresa con el portfolio más robusto, completo y extendido de herramientas BPM. Sus capacidades pueden atender las diversas demandas de gestión de procesos, integración de sistemas, mejora continua, gestión de reglas de negocio y de contenidos empresariales de sus clientes. Con presencia mundial, IBM también es la empresa con la base de clientes más sólida y exitosa en BPM, con centenares de referencias en los más variados sectores de actividad económica.

Como se muestra en la figura debajo, los distintos roles de la organización interactúan con la solución accediendo a un único modelo compartido. De esta forma cada rol de la organización utiliza la solución para cubrir los requerimientos de su función. Por ejemplo, un analista de negocio puede modelar y simular los procesos, un manager puede ver informes sobre el grado de ocupación de su equipo y reasignar tareas, etc.

Componentes principales de Business Process Manager

 

IBM BPM se comercializa en tres versiones: Express, Standard y Advanced. Los dos primeros son funcionalmente idénticos, si bien la licencia Express tiene limitaciones contractuales para el tamaño máximo de su instalación. La versión Advanced tiene como una de sus principales extensiones funcionales la existencia de una plataforma de integración completa, Websphere Enterprise Service Bus (ESB).

IBM BPM  es una herramienta con una gama completa de recursos que incluyen: gestión de entornos y objetos, diseño de procesos y ambiente de desarrollo, motor de ejecución y flujos de trabajo (workflows), interfaz de usuarios, monitorización y gestión, simulación y optimización continua de procesos.

Gestión de entornos y objetos

IBM BPM cuenta con recursos incomparables para el gobierno BPM. La versión 7.5 incluye varias nuevas funcionalidades y componentes que revolucionan la forma de implantar y administrar los procesos de negocio. El software proporciona un nuevo paradigma de gestión de versiones, permitiendo que organizaciones grandes y diversificadas organicen, compartan y reutilicen fácilmente los objetos de los procesos. Ente sus capacidades destacan:

  • Mantener múltiples versiones de procesos de negocio y objetos relacionados para toda la organización en un único repositorio integrado;
  • Compartir y editar procesos de negocio, servicios y componentes utilizados para implantar esos procesos de manera colaborativa;
  • Guardar proyectos en puntos específicos de tiempo y crear versiones de esos proyectos con el objeto de comparar objetos entre versiones y revertir a versiones anteriores un objeto en particular;
  • Crear toolkits que incluyen objetos diversos  – diagramas, servicios, integraciones, componentes– y pueden ser reaprovechados en diferentes aplicaciones de gestión de procesos, estimulando la reusabilidad y racionalidad e la reutilización del trabajo;
  • Publicar y ejecutar de forma rápida versiones iniciales de procesos en entornos de prueba y de producción, cambiándolas fácilmente por nuevas versiones a medida que se producen los cambios.

Diseño de procesos y entorno de desarrollo

Permite la creación de procesos en un entorno gráfico, de integrar esos procesos y sus agentes con otras aplicaciones corporativas y bases de datos, y generar el código que va a ejecutar el motor de procesos.

Un punto fundamental es que este entorno facilita la interacción de usuarios de negocio y técnicos, lo que supone un diferencial en la rapidez de ejecución del proyecto y es un elemento clave en la calidad del proceso implantado. En IBM BPM no existe diferencia entre actividades desempeñadas por personas o por sistemas: todas son consideradas parte del proceso y no es necesario diferenciar los workflows.

Para la integración con los sistemas existentes existen varios conectores ya incorporados, destacando los conectores con bases de datos y servicios web, lo que permite apalancar la inversión ya realizada en otras plataformas tecnológicas (e.g. SAP) y mantener los estándares.

El entorno utiliza el estándar intenacional de notación BPMN, lo que reduce una eventual dependencia de nomenclaturas propietarias.

Entorno de Desarrollo, destacando la perspectiva del “Designer”

Una característica diferencial de IBM BPM es que cualquier modificación en el diseño de los procesos puede pasarse a producción con gran agilidad, toda vez que el proceso siempre refleja el diseño (“diseño=implantación”). Ello permite gran flexibilidad para para cambios y mejoras en los flujos, reglas, formularios, datos e informes, y que el proceso implantado en cada momento responda a las verdaderas demandas de los gestores del negocio.

En cuanto a la construcción de formularios (“coaches”), también se realiza de manera interactiva, involucrando al usuario final.

Por último, como IBM BPM ofrece un repositorio integrado, permite mantener y controlar todas las versiones de los procesos, documentación y código, permitiendo ser reutilizadas en otras implantaciones de procesos.

Entorno de implantación de una actividad

Motor de ejecución y workflow

Es la parte que ejecuta el código parametrizado en el entorno de desarrollo. No existe ninguna  exportación o compilación de código, lo que garantiza una completa ingeniería inversa entre el diseño y la ejecución en IBM BPM. Esta es una de las característica que asegura mayor agilidad y consistencia en el mantenimiento y evolución de las aplicaciones BPM y que, al tiempo, mitiga el riesgo de desvincular la aplicaciones de gestión del diseño de los procesos.

A partir de la versión 7.5 IBM BPM incorpora un motor de reglas de negocio de ILOG. Ello permite escribir reglas de negocio en un lenguaje tipo natural (BAL: Business Action Language). De esta forma, las reglas de negocio se implantan de forma simple y rápida.

Interfaz de usuario

Los usuarios finales acceden a las aplicaciones desarrollados en IBM BPM a través de un navegador estándar como Internet Explorer o Mozilla Firefox. No es necesaria ninguna instalación en los terminales del usuario. Todo el entorno de usuarios finales es multilingüe e incluye el idioma castellano.

La bandeja de entrada del usuario final permite visualizar y ejecutar, en un único lugar, las tareas de cada proceso en el que el usuario está involucrado. La propia bandeja de entrada permite capacidades de priorización, búsqueda y filtrado que facilitan la identificación y el despacho de las tareas más relevantes.

Bandeja de entrada del portal de usuario de IBM BPM

Para facilitar la colaboración en el equipo de trabajo, IBM BPM dispone de capacidades nativas para incluir comentarios y anexar documentos, así como una amplia gama de informes y métricas de rendimiento que se visualizan en el mismo entorno de usuario.

Monitorización y gestión

También conocido como Business Activity Monitoring (BAM), es un módulo que permite que los gestores controlen en tiempo real el estado e incidencias de los procesos, y tengan visibilidad sobre las tareas ejecutadas por los equipos.

Incluye notificaciones, alarmas y métricas de rendimiento y productividad de los procesos, usuarios grupos y tareas.

Ejemplo de cuadro de mando del portal de usuario – “Rendimiento del equipo”

IBM BPM cuenta con una serie de informes disponibles por defecto para que los gerentes puedan hacer seguimiento, en tiempo real, de la carga de trabajo y del rendimiento de diferentes individuos, equipos y procesos.

También existe la posibilidad de desarrollar informes personalizado y de crear informes “ad hoc” por los usuarios utilizando datos de negocio del proceso.

Simulación y optimización

 

El optimizador de procesos analiza estadísticamente el diseño de procesos usando datos reales históricos o datos simulados. Los analistas de negocio pueden crear varios escenarios y probarlos, comparando qué modelo de proceso es más eficiente. Es un módulo sin comparación en el mercado que permite descubrir enormes oportunidades de perfeccionamiento de los procesos empresariales.

Ambiente de simulación y optimización

IBM BPM genera automáticamente métricas como tiempos de espera, tiempos totales de realización o porcentajes de tareas realizadas en el tiempo estimado y las presenta de forma gráfica y sencilla para el gestor del proceso, posibilitando la identificación inmediata de puntos débiles (como cuellos de botella o retrabajos) y oportunidades de mejora.